Με τη χρήση κατάλληλα προσαρμοσμένων διαδικασιών εξόφλησης λογαριασμών σύμφωνα με το Σύστημα Κωδικοποίησης Barcode οι εταιρίες που παράγουν μεγάλους όγκους ατομικών λογαριασμών σε σταθερή βάση, μειώνουν τα χρονοβόρα, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα που σχετίζονται με τη διαχείρισή τους. Οι διαδικασίες πληρωμών αυτοματοποιούνται με τη χρήση Ειδοποιήσεων Πληρωμής στις οποίες οι πληροφορίες απεικονίζονται με σύμβολα barcodes, επιτρέποντας έτσι την ανάγνωσή τους από scanners και παρέχοντας τη δυνατότητα ταυτόχρονης χρήσης EDI. Το αποτέλεσμα είναι η βελτίωση της εξυπηρέτησης των καταναλωτών και η μείωση του λειτουργικού κόστους.

Παράδειγμα μιας τέτοιας εφαρμογής, είναι αυτή που ανέπτυξε ο OTE στα πλαίσια εκσυγχρονισμού των διαδικασιών εξόφλησης των λογαριασμών.

Ο Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών της Ελλάδος (ΟΤΕ) εκδίδει καθημερινά, κατά μέσον όρο, 150.000 τηλεφωνικούς λογαριασμούς περίπου. Οι λογαριασμοί αυτοί εξοφλούνται κυρίως μέσω των 380 εμπορικών καταστημάτων που διαθέτει ο ΟΤΕ σε ολόκληρη τη χώρα, ή μέσω των συνεργαζομένων τραπεζών, ταχυδρομικών γραφείων και τηλεπικοινωνιακών πρακτόρων.

Ήδη από το 1989 ο ΟΤΕ άρχισε να εκσυγχρονίζει τα καταστήματά του με συστήματα ταμειακών μηχανών, μέσω των οποίων πραγματοποιείται η εισαγωγή των δεδομένων είσπραξης των λογαριασμών (data entry) με τη χρήση συσκευών οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) και η αυθημερόν αποστολή τους για περαιτέρω επεξεργασία στο μηχανογραφικό κέντρο του ΟΤΕ.

Στα μέσα του 1998 και δεδομένου ότι ο ΟΤΕ ξεκινούσε να υλοποιήσει το νέο σύστημα Billing και Customer Care, αποφασίστηκε να υιοθετηθεί η τεχνολογία εισαγωγής των δεδομένων των τηλεφωνικών λογαριασμών με τη χρήση του γραμμωτού κώδικα (Barcode). Οι προϋποθέσεις για την επίτευξη του στόχου αφορούσαν αφενός τον εκσυγχρονισμό του εκτυπωτικού κέντρου του ΟΤΕ με σύγχρονους ταχυεκτυπωτές LASER ώστε να είναι δυνατή η εκτύπωση του barcode στον λογαριασμό, αφετέρου η αντικατάσταση των συσκευών οπτικής ανάγνωσης (OCR) με άλλες κατάλληλες για ανάγνωση Barcode. Αυτά έγιναν πραγματικότητα στις αρχές και στο τέλος του 2000 αντίστοιχα.

Για την επιλογή του τρόπου απεικόνισης των δεδομένων στους λογαριασμούς, μετά από σχετική έρευνα και σε συνεργασία με την 520 Barcode Hellas προτάθηκε η χρήση της συμβολογίας EAN-128.

Η χρήση της συμβολογίας αυτής θεωρήθηκε πλεονεκτικότερη δεδομένου ότι υπακούει σε συγκεκριμένα διεθνή πρότυπα παρέχοντας έτσι τη δυνατότητα στον OTE αφενός μεν να ασκήσει μελλοντικά όμοια στρατηγική σε θυγατρικές του εταιρίες ή/και σε διεθνείς συνεργασίες, αφετέρου να εξοικειωθεί με ένα πρότυπο που μπορεί να το χρησιμοποιήσει στα logistics ή και σε άλλες εφαρμογές( αποθήκης κλπ.)

Οι Δείκτες Εφαρμογής (AIs) που προσδιορίζουν τα περιεχόμενα και τη μορφή των πεδίων είναι:

ΔΕ ΠΕΔΙΟ ΠΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
(415) GLN του τιμολογούντος
  • 13 ψηφία
 
(3910) Πληρωτέο Ποσό - 14 ψηφία
  • 3 ψηφία = Κωδικός Νομίσματος
  • 11 ψηφία = Ποσόν συναλλαγής
  • Το τελευταίο ψηφίο 3910 υποδηλώνει το πλήθος των δεκαδικών
  • Σύμφωνα με ISO4217 Δραχμή = Κωδικός 300
  • Συμπληρώνεται από αριστερά με 0
(12) Ημερομηνία οφειλής - 6 ψηφία YY-MM-DD
(8020) Κωδικός Αναφοράς - 16 ψηφία
  • 10 ψηφία = Αριθμός Παραστατικού
  • 6 ψηφία = Ημ/νία Έκδοσης
 

Όσον αφορά το μέγεθος του συμβόλου και τη χωροθέτησή του στις συγκεκριμένες διαστάσεις του εντύπου, η 520 Barcode Hellas ανέπτυξε το κατάλληλο software έτσι ώστε να επιλεγεί ο κατάλληλος συνδυασμός πληροφοριών μέσα σε κάθε σύμβολο και να επιτευχθεί η βέλτιστη εκμετάλλευση του διατιθέμενου χώρου.

Έτσι σήμερα οι τηλεφωνικοί λογαριασμοί εκτυπώνονται με γραμμωτό κώδικα, τα στοιχεία δε της εξόφλησής τους εισάγονται μέσω των νέων ταμειακών συστημάτων.


 

ΟΦΕΛΗ

  • Η συγκεκριμένη εφαρμογή έχει ως αποτέλεσμα τα εξής: Σημαντική μείωση του χρόνου πραγματοποίησης της συναλλαγής στο ταμείο
  • Καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών λόγω της μείωσης των ουρών αναμονής
  • Σχεδόν μηδενική πιθανότητα λανθασμένης ανάγνωσης (ένα πρόβλημα που δυστυχώς δεν μηδενίζεται στην οπτική ανάγνωση χαρακτήρων) .