Μια ειδοποίηση πληρωμής, εκδίδεται από μία Υπηρεσία - Εκδότη Παραστατικού (Invoicing Party) - και απευθύνεται σε κάποιον τελικό πελάτη - Τιμολογούμενο (Invoicee), περιλαμβάνει δε τα ακόλουθα δεδομένα:

  • Λεπτομέρειες σχετικά με τον πελάτη
  • Λεπτομέρειες σχετικά με την Υπηρεσία - Εκδότη του Παραστατικού
  • Λεπτομερή στοιχεία τιμολόγησης για τις παρεχόμενες υπηρεσίες
  • Έναν κωδικό αναφοράς
  • Το πληρωτέο ποσό
  • Τους όρους πληρωμής (π.χ. ημερομηνία λήξης οφειλής, τόπος πληρωμής)

Για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εξόφλησης λογαριασμών ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:

  1. Συμφωνία μεταξύ του Εκδότη των Παραστατικών και του Συμβεβλημένου Πρακτορείου Εξόφλησης Λογαριασμών.
  2. Ο Εκδότης εκδίδει και αποστέλλει στον Τιμολογούμενο την Ειδοποίηση Πληρωμής, η οποία φέρει σύμβολα bar code.
  3. Στο σημείο εξόφλησης, η ειδοποίηση διαβάζεται από τον scanner, πραγματοποιείται η πληρωμή και εκδίδεται η σχετική απόδειξη.
  4. Το Πρακτορείο καταγράφει όλες τις παραληφθείσες Ειδοποιήσεις Πληρωμής χρησιμοποιώντας τον Κωδικό Αναφοράς. Οι πληροφορίες αυτές ταξινομούνται κεντρικά και αποστέλλονται άμεσα στον Εκδότη των Παραστατικών, πιθανόν μέσω EDI ή του συστήματος τραπεζικών συναλλαγών. Στη συνέχεια, τα ποσά μεταφέρονται στον καθορισμένο τραπεζικό λογαριασμό.

Για την απεικόνιση των δεδομένων που εμφανίζονται επάνω στις Ειδοποιήσεις Πληρωμής χρησιμοποιείται η συμβολογία EAN-128 και οι κατάλληλοι δείκτες εφαρμογής (AIs) που προσδιορίζουν το περιεχόμενο και τη μορφή των πεδίων.

Δηλαδή:
ΔΕ (415) = ταυτότητα του τιμολογούντος
ΔΕ (8020) = κωδικός αναφοράς του παραστατικού
ΔΕ (12) = ημερομηνία λήξης πληρωμής οφειλής
Επίσης μπορούν να υπάρχουν πρόσθετες πληροφορίες όπως ο Διεθνής Κωδικός Τραπεζικού Λογαριασμού κλπ.

Οφέλη από τη χρήση των Ειδοποιήσεων Πληρωμής...

  • Για τον Τιμολογούμενο (Invoicee):
    Ευελιξία όσον αφορά στον τόπο πληρωμής, Αυξημένη ποιότητα, Ελάττωση σφαλμάτων χρέωσης.
  • Για τον Εκδότη του Παραστατικού (Invoicing Party):
    Παροχή Υπηρεσιών με προστιθέμενη αξία, Μείωση της πιθανότητας σφαλμάτων, Ταχεία Ενημέρωση των Βάσεων Δεδομένων, Επιτάχυνση των Εσωτερικών Διαδικασιών.
  • Για τα Συμβεβλημένα Πρακτορεία εξόφλησης λογαριασμών:
    Παροχή Υπηρεσιών με προστιθέμενη αξία.
  • Για την Τράπεζα:
    Αύξηση της Ακρίβειας και της Αποτελεσματικότητας, Παροχή Υπηρεσιών όλο το Εικοσιτετράωρο.